Tafelpraat – verenigingsleven en leefbaarheid

Tafelpraat – verenigingsleven en leefbaarheid

Vanuit onze partij organiseren we verschillende initiatieven om in goed contact te staan met onze inwoners en te weten wat er leeft. Daarom organiseert Combinatie95 verschillende activiteiten zoals Prikpraat, Fietspraat en onlangs zijn we gestart met Tafelpraat. Met het initiatief Tafelpraat gaan wij gericht in gesprek met betrokken inwoners over uiteenlopende thema’s die spelen in onze gemeente. In totaal zullen we over negen thema’s in gesprek gaan met onze inwoners. Tot nu toe hebben we twee
sessies gehouden, waarvan de eerste rondom het thema Verenigingsleven & Leefbaarheid. Tijdens deze avonden hebben we waardevolle en levendige discussies gevoerd, waaruit ook weer onderlinge initiatieven en ook vragen zijn ontstaan. Vanuit het thema Verenigingsleven & Leefbaarheid zijn we onder andere in gesprek gegaan over dezelfde uitdagingen en opgaven die er bij verenigingen zijn en wie daarin welke rol kan spelen. Daaruit kwamen een aantal vragen voor het College en deze zijn later aangevuld met de antwoorden:

Vraag 1. Verenigingen staan op meerdere thema’s voor dezelfde uitdagingen (bijv. vinden van vrijwilligers, bestuursleden, exploitatie en onderhoud accommodatie). Op welke wijze faciliteert en ondersteunt de gemeente hierin de verenigingen en ziet het college kansen om te intensiveren?

De gemeente ondersteunt de verenigingen o.a. via het vrijwilligerssteunpunt Boxtel. Zij ondersteunt vrijwilligersorganisaties bij het vinden en werven van nieuwe vrijwilligers met een vacaturebank, adviesgesprekken, de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en de vrijwilligersverzekering. Daarnaast zorgen zij onder meer met het aanbieden van trainingen en workshops vanuit de vrijwilligersacademie. Onlangs is een pilotproject Bestuurdersbuddy’s gestart ter ondersteuning van besturen van verenigingen en vrijwilligersorganisaties en individuele bestuurders. Hierdoor voelen de besturen en bestuurders zich gesteund, verbeteren hun vaardigheden en wordt de continuïteit beter gewaarborgd. In 2025 ontwikkelen we ook een nieuw platform voor het ondersteunen en enthousiasmeren van de vrijwilligersactiviteiten. Zodat we verenigingen nog beter kunnen ondersteunen bij het matchen van vraag en aanbod van vrijwilligersactiviteiten.
Ook verzorgt de gemeente groot onderhoud aan de accommodaties, bij de velden en gebouwen die worden gehuurd van de gemeente. Voor zowel de velden als de gebouwen is door uw raad recent een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) vastgesteld. Die plannen zijn de basis voor de jaarlijkse gesprekken met de verenigingen over exploitatie en onderhoud. Op die manier weet men waar men aan toe is. Het komend jaar wordt er een verduurzamingsplan voor het gemeentelijke vastgoed voorgelegd aan uw raad. Daarnaast is het voor (sport)verenigingen mogelijk om een Stimulering Bouw en Onderhoud van Sportaccommodaties (BOSA) subsidie aan te vragen. Deze helpt verenigingen in de kosten van verduurzamen en onderhouden van de accommodaties. Informatie daarover wordt breed gedeeld op de gemeentelijke website.
Ook staat de vaststelling van accommodatiebeleid op de rol, waarin er gestreefd wordt naar uniformering van omgang met maatschappelijk vastgoed en de ondersteuning daarbij. Dit jaar starten we een proces om samen met de gemeenschapshuizen een gezamenlijk missie- en visiedocument op te stellen, met daaropvolgend een uitvoeringsprogramma voor de komende jaren, inclusief een financieel kader. Doel van dit proces is om vanuit de huidige situatie een visie te bepalen op de toekomstige rol en betekenis van gemeenschapshuizen in hun omgeving. Deze rol en betekenis beschrijven we vanuit het perspectief en de behoefte van de wijk(bewoners).

Vraag 2. De ervaringen met de wijkmakelaars zijn positief, maar tegelijkertijd wordt ervaren dat ‘hoe verder in de organisatie, des te lastiger het wordt’. We horen vaak terug dat er voor mogelijkheden hoofdzakelijk binnen het eigen domein wordt gekeken. Als voorbeeld de vergroening van een pleintje, waarbij de reactie was dat er geen budget beschikbaar was (vanuit openbare ruimte) maar later werd het pleintje wel heringericht vanuit de pot klimaatadaptie. Dit is moeilijk uitlegbaar en daarom vindt Combinatie95 het belangrijk dat de integrale en verbindende manier van werken van de wijkmakelaar ook verder in de organisatie wordt doorgevoerd. Welke stappen worden hierin vanuit de organisatie gezet?

Enkele stappen die we in dit kader al gezet hebben en nog gaan zetten:

• Op 6 maart 2024 stelde het dagelijks bestuur van MGD het bedrijfsplan Samen Dichtbij vast. In dit plan staat hoe we samen (besturen, inwoners, medewerkers) invulling geven aan de maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities van onze gemeenten. De raden zijn hier tijdens de informatieavond MGD op 22 mei 2024 over geïnformeerd. Vanuit Samen Dichtbij werken we aan de verbinding in de organisatie. Elkaar ontmoeten en leren kennen staan hierbij centraal. De teammanagers zijn een belangrijke schakel in het integraal samenwerken. Met de managers hebben we het afgelopen jaar in een intensief traject gewerkt aan de wijze waarop we met elkaar integraal sturing geven aan de organisatie.
• We pakken steeds vaker onderwerpen projectmatig op in onze organisatie en we starten met programmatisch werken. Door projectmatig en programmatisch te werken, met medewerkers uit verschillende teams en met verschillende rollen, werken we meer integraal aan vraagstukken. We trainen onze medewerkers hierin.
• Ten slotte starten we begin 2025 met de initiatieventafel, waar collega’s vanuit de diverse disciplines met elkaar naar initiatieven kijken. Zo maakt het niet uit waar een vraag of initiatief binnenkomt, ze worden dan altijd integraal opgepakt. De wijkmakelaar vervult de rol van procesregisseur binnen deze initiatieventafel.

Vraag 3. De gemeente wordt met regelmaat als een ‘blackbox’ ervaren. Bij een initiatief of vraag waarvan wordt gezegd dat men ermee aan de slag gaat, kan het vervolgens lang stil blijven. Een belangrijk aandachtspunt is en blijft daarom communicatie. Daarbij zou het uitgangspunt moeten zijn ‘zeggen wat je doet en doen wat je zegt’. Hoe wordt hier binnen de organisatie aandacht aan besteed en op gemonitord dat dit de standaard houding is/wordt?

Binnen de organisatie is een visie op dienstverlening vastgesteld. Daaruit is een uitvoeringsplan dienstverlening ontwikkeld. Beide zijn gedeeld met de raad. Binnen het uitvoeringsplan dienstverlening is pijler 3 ‘DNA van onze dienstverlener’, opgenomen. Vanuit deze pijler zoomen we in op het stuk houding en gedrag dat wij vinden passen bij het DNA van onze dienstverleners, uiteraard gekoppeld aan verschillende activiteiten voor de totale organisatie. Een van de onderwerpen van de DNA van onze dienstverlener is het nakomen van afspraken.
Monitoring van houding en gedrag valt samen met het signaleren van onze klantsignalen. Wij nodigen daarbij iedereen uit die in aanraking komt met de gemeente en die een positieve ervaring heeft of die vastgelopen is, om dat bij het contact met de gemeente aan te geven. Dit kan specifiek op onze website via het online contactformulier ‘opmerking, tip of compliment’ of bij onze medewerkers van het contactcentrum. Via deze kanalen houden we zicht op waar het misgaat en sturen wij daar actief op bij. Een aantal zaken zijn al in gang gezet en een aantal pakken we nog op.